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Abgelenkt

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben sich gewissenhaft auf ein persönliches Meeting mit Ihrem Chef vorbereitet. Wenn es wie geplant läuft, könnten Sie für die langersehnte Beförderung in Betracht gezogen werden. Mit Ihrer wohlüberlegten Rede im Kopf schreiten Sie selbstbewusst zu seinem Büro. Sie sind sich sicher, dass Sie die Beförderung so gut wie in der Tasche haben.

Alles fängt erfolgversprechend an: Ihr Chef nickt Ihnen zustimmend zu und sein begeisterter Gesichtsausdruck regt Sie zum Weitersprechen an. Aber gerade, als Sie ihm Ihre wohldurchdachte Argumentation darlegen wollen, piept sein Smartphone – und das dreimal. Kurz danach ist der Benachrichtigungston von einer eingehenden E-Mail zu hören. Ihr Vorgesetzter greift nach der Maus und richtet seinen Blick auf die neue Nachricht. Sie machen zögernd weiter und versuchen, Ihre Niedergeschlagenheit zu verstecken. Was als vielversprechendes Meeting für Ihre Karriere begonnen hat, endet nun in Unaufmerksamkeit und vermeintlichem Desinteresse.

Der Versuch, Ihren Vorgesetzten jetzt noch von Ihrer überragenden Leistung der letzten Monate zu überzeugen, ist vergeblich. Leider ist es fast unmöglich, in der modernen Welt Ablenkungen aus dem Weg zu gehen oder zu vermeiden. Zudem wird ein Zustand von Ablenkung durch die weitverbreitete Annahme bestärkt, dass Beschäftigtsein gleichbedeutend mit Wichtigsein ist. Trotzdem sollten Sie sich bewusst machen, wann und wohin Sie Ihre Aufmerksamkeit richten, um persönlich und beruflich erfolgreich zu sein.

Dabei sollten die hohen Anforderungen der Geschäftswelt an den einzelnen nicht gänzlich ausgelassen werden. Von vielen von uns wird erwartet, die meiste Zeit eingeloggt und erreichbar zu sein, besonders von Positionen, die im Kontakt mit Kunden oder Kollegen in verschiedenen Zeitzonen stehen. In einer Welt, in der Benachrichtigungen uns sofort auf verschiedenen Geräten erreichen, werden schnelle Antworten erwartet. Tatsächlich beträgt die durchschnittliche Antwortzeit auf geschäftliche E-Mails knapp 107 Minuten. Das bestätigt, dass die meisten von uns den Erwartungen entsprechen.

Wenn es um Kommunikation geht, hat die Technologie uns unglaublich effizient gemacht – sie ist aber oft auch der Übeltäter, wenn es um Ablenkung geht. Der Druck, verbunden zu bleiben und sofort antworten zu müssen, ist so groß, dass wir oft diejenigen vernachlässigen, die direkt vor uns sitzen. Dabei zeigt eine Forschung an der Stanford University, dass digitales Multitasking uns dabei hindert, Informationen akkurat zu verarbeiten und sogar unsere Leistung einschränkt, wichtige Informationen zu filtern.

Kommunikation auf der Arbeit ist gerade in Zeiten von New Work ungemein wichtig. Doch eine gut funktionierende Kommunikation zu führen, ist alles andere als einfach. Es ist unrealistisch, alle möglichen Ursachen für Ablenkung am Arbeitsplatz beseitigen zu wollen. Trotzdem ist es wichtig – besonders für diejenigen von uns, die sich in Führungspositionen befinden – Schritte dahin zu unternehmen, Ablenkungen zu unterbinden. Denn die Präsenz von Führungspositionen hat einen großen Einfluss auf das gesamte Arbeitsumfeld.

Benachrichtigungsfunktion

1. Schalten Sie, wenn nötig, ab

Ein guter Anfang ist, Geräte oder zumindest die Benachrichtigungsfunktion auszuschalten, wenn Sie sich in Meetings, auf Konferenzen oder generell auf Veranstaltungen, die mit der Arbeit zu tun haben, befinden. Das zeigt den involvierten Parteien, dass Sie ganz bei der Sache und auf eine gute Zusammenarbeit bedacht sind. Technologie sollte nicht dazu dienen, Ihre Aufmerksamkeit zu spalten, sondern Kommunikation zu unterstützen beziehungsweise zu ergänzen. Wenn Sie beispielsweise Schwierigkeiten haben, Informationen zu behalten, können Sie fragen, ob Sie das Gespräch aufnehmen oder einen Screen-Sharing-Service nutzen dürfen, der Ihre Meetings automatisch aufzeichnet. Machen Sie von geschäftsorientierten Nachrichtendiensten Gebrauch, um Ihre Kommunikation zu optimieren oder um Ihnen zu erlauben, in regelmäßigem Kontakt mit Kollegen außerhalb des Büros zu stehen.

2. Hören Sie aktiv zu

Menschen sind aufmerksam. Wenn jemand abgelenkt ist, können nonverbale Zeichen anderen suggerieren, dass Sie nicht ganz bei der Sache ist. Diese Ablenkung hat einen direkten Effekt auf Kollegen und Angestellte. Tatsächlich kann das Gefühl, ignoriert zu werden, sich negativer auf das Wohlbefinden und die Einstellung zum Arbeitsplatz auswirken als Belästigung. In einer professionellen Umgebung kann der Unterschied zwischen vorhandener und fehlender Aufmerksamkeit ausschlaggebend für erfolgreiche oder gescheiterte Arbeitsbeziehungen sein.

Zufriedene Mitarbeitende arbeiten begeistert an dem Erfolg Ihrer Firma mit. Sie wollen mit ihren Ideen und Meinungen die Entscheidungsfindung im Unternehmen beeinflussen. Diese Bestrebungen sollten nicht ignoriert werden. Aktiv zuzuhören hilft Ihnen vielmehr, effektiver mit Ihrem Team zu kommunizieren. Versuchen Sie nicht nur darauf zu hören, was gesagt wird, sondern auch, wie Ihnen die Informationen übermittelt werden. Indem Sie auf nonverbale Zeichen und Verhaltensweisen achten, werden Sie den Bedeutungsgehalt und die Intention der Sprechenden besser verstehen können. Das wird Ihnen wiederum ein besseres Verständnis darüber geben, was Ihre Mitarbeitenden Ihnen sagen wollen. Sobald die Person zu Ende gesprochen hat, sollten Sie bedacht antworten und Fragen stellen. Menschen in Führungspositionen formulieren ausgewogene Antworten, die konstruktives Feedback enthalten und die andere Person wissen lassen, dass sie gehört und verstanden wurde.

Zuhören

3. Berücksichtigen Sie Ihre Umgebung

Zu guter Letzt: Übersehen Sie nicht den Einfluss, den Ihre Umgebung auf eine bestimmte Situation haben kann. Wenn Sie einen Angestellten in einem Büro oder Meetingraum treffen, gehen Sie sicher, dass Sie Störungen minimieren. Dadurch geben Sie Ihren Angestellten das Gefühl, dass ihre Arbeit und Zeit von Ihnen und Ihrem Unternehmen wertgeschätzt werden. Berücksichtigen Sie außerdem die Bedürfnisse Ihres Gegenübers, was die Umgebung angeht: Lassen Sie die Option offen, sich an dem Arbeitsplatz des Teammitglieds oder einem gemeinsamen Arbeitsbereich zu treffen, wenn er oder sie sich dort wohler fühlt. Kommunikation geht in beide Richtungen und schließt die Zusammenarbeit und den Komfort von allen Beteiligten ein, also gehen Sie sicher, dass die Bedürfnisse Ihrer Angestellten genauso priorisiert werden wie Ihre eigenen.

Angestellte sind die Basis jedes Unternehmens und es ist ein Fehler, anzunehmen, dass die Last der Zufriedenheit aller Angestellten allein auf den Schultern der Personalabteilung liegt. Was sie zu sagen haben, sollte von der Führungsebene angehört und sorgfältig erwägt werden, um einen produktiven und fairen Arbeitsplatz zu schaffen. Ausgezeichnete Manager und Managerinnen verstehen das. Sie arbeiten daran, dass ihre Kommunikationswege offen und flexibel bleiben, und motivieren Ihre Angestellten so, motiviert zu arbeiten und ihre Ideen einzubringen. Ablenkungen auf ein Minimum zu reduzieren, hilft Ihnen dabei, effektiver zu kommunizieren. Das führt wiederum zu einem besseren Verständnis und einem kollaborativen Arbeitsumfeld, von dem am Ende alle profitieren.

 

Cassondra Dolan
Main interests: Equality & diversity, company culture, women in the workplace
Living and working abroad has given Cassondra a unique lens to explore how we navigate international workplaces. In her work with Babbel she continues to expand her understanding and appreciation of best practices for diversity and equality at work, which she shares through her writing for personnel.ly.