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Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche gehören zu den wichtigsten Führungsinstrumenten, die Vorgesetzten zur Verfügung stehen. Sie ermöglichen ein strukturiertes Feedback und die gemeinsame Vereinbarung von Zielen. Wenn sie gut verlaufen, motivieren sie Mitarbeitende und tragen zu ihrer Bindung an das Unternehmen bei. Allerdings betrachten viele Unternehmen Mitarbeitergespräche als Routine und verschenken damit produktive Chancen.

 

Die Mitarbeitergespräche werden in den meisten Unternehmen entweder auf das Jahresende oder den Jahresanfang gelegt. Viele Führungskräfte und Mitarbeitende betrachten sie als einen Pflichttermin, von dem nichts Besonderes zu erwarten ist. Der Vorgesetzte gibt Feedback zur Zielerreichung des vergangenen Jahres und stellt die Ziele für die kommenden zwölf Monate vor. Außerdem werden Boni ausgeschüttet oder eine Gehaltserhöhung ausgehandelt. Diese Form der Mitarbeitergespräche ist inzwischen zu Recht in die Kritik geraten. Einige Unternehmen haben sich dafür entschieden, auf Jahresgespräche zu verzichten und stattdessen andere Feedback-Formen etabliert. Hierzu gehören beispielsweise das sogenannte 360-Grad-Feedback oder ein System, in dem Vorgesetzte und Teams in ständigem Austausch miteinander stehen. Der Verzicht auf das Jahresgespräch ist für die Beteiligten meist ein Plus. Trotzdem bleiben Mitarbeitergespräche natürlich wichtig. Ihre Wirksamkeit als Führungsinstrument entfalten sie vor allem dann, wenn sie professionell vorbereitet und gestaltet werden.


Warum sind Mitarbeitergespräche wichtig?

Mitarbeitergespräche geben Führungskräften und ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zum individuellen Austausch. Sie bieten Raum für Lob und die Diskussion von Potenzialen. In einem guten Mitarbeitergespräch sind auch seitens der Mitarbeitenden Kritik am Unternehmen, an einzelnen Prozessen oder an der aktuellen Führungskultur erlaubt. Kurz: Gute Mitarbeitergespräche finden auf Augenhöhe statt und geben beiden Seiten – Vorgesetzten und Mitarbeitenden – die Möglichkeit, Bilanz zu ziehen und neue Ziele oder auch Veränderungen zu diskutieren. Sie wirken motivierend und fördern eine enge Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen. Ebenso ermöglichen sie, Defizite und Probleme anzusprechen.

employee experience 4Welche Formen und Methoden für Mitarbeitergespräche gibt es?

Mitarbeitergespräch ist nicht gleich Mitarbeitergespräch. Welchen Charakter die Unterhaltung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden trägt, hängt von den Zielen des oder der Vorgesetzten ab, denn in der in der Regel treten sie als Initiatoren des Gespräches auf.
Mitarbeitergespräche lassen sich in verschiedene Formen unterteilen, die Einfluss darauf haben, wie das Gespräch geführt und strukturiert ist. Hierzu gehören:

1. Das Anerkennungsgespräch

Anerkennungsgespräche geben den Mitarbeitenden Orientierung. Sie drücken Wertschätzung gegenüber den Teammitgliedern aus. Gleichzeitig sollen sie motivations- und leistungsfördernd wirken. Optimal ist, wenn Führungskräfte Anerkennungsgespräche möglichst häufig führen. Hierfür ist keine spezielle Terminvereinbarung nötig. Dank und Anerkennung können auch am Arbeitsplatz oder in einem Meeting ausgesprochen werden. Wichtig: Diese Art von Mitarbeitergespräch sollte auf keinen Fall mit Kritik verbunden werden. In ein Anerkennungsgespräch gehören nur positive Themen. Abgeschlossen werden kann es durch den Vorgesetzten mit der Hoffnung, dass der oder die Mitarbeitende die anerkannten Leistungen oder das anerkannte Verhalten zeigt.

2. Das Entwicklungsgespräch

Entwicklungsgespräche zielen explizit auf die Bindung von guten Mitarbeitenden an das Unternehmen ab. Sie dienen der Karriereplanung und der gezielten Förderung von Talenten. Entwicklungsgespräche folgen in der Regel dem folgenden Schema: Zunächst erhält der oder die Mitarbeitende Gelegenheit, Wünsche zur professionellen Entwicklung vorzutragen. Danach geht der oder die Vorgesetzte auf die Stärken und Schwächen seines Gegenübers sowie vorhandene Entwicklungsmöglichkeiten ein. Aus diesen werden schließlich konkrete Ziele abgeleitet und Maßnahmen besprochen, um diese Ziele zu erreichen.


3. Ermahnungsgespräche

Das Ziel von Ermahnungsgesprächen besteht darin, Fehlentwicklungen der Leistung oder des Verhaltens von Mitarbeitenden anzusprechen und zu korrigieren. Oft soll hierdurch eine Kündigung vermieden werden. Die Anlässe für Ermahnungsgespräche können sehr unterschiedlich sein. Beispielsweise geht es dabei um Fehlzeiten, mangelnde Arbeitsqualität, unkollegiales Verhalten oder auch persönliche Probleme. Ein solches Gespräch kann im Rahmen eines speziell vereinbarten Termins, aber auch natürlich als Gespräch unter vier Augen – direkt am Arbeitsplatz erfolgen. Führungskräfte sollten Fehler und Defizite gegenüber ihren Mitarbeitenden möglichst zeitnah zur Sprache bringen und sich dabei auf das Wesentliche konzentrieren. Kritik sollte selbstverständlich immer in konstruktiver Form erfolgen. Allerdings bringt ein Ermahnungsgespräch auch zum Ausdruck, dass arbeitsrechtliche Konsequenzen folgen, wenn negative Verhaltensweisen nicht geändert wird. Ein Ermahnungsgespräch trägt damit Weisungscharakter.

Wenn ein Problem keine arbeitsrechtliche Relevanz hat, werden Vorgesetzte in der Regel kein Ermahnungsgespräch, sondern ein Kritikgespräch mit ihren Mitarbeitenden führen, in dem problematische Punkte angesprochen und Lösungsmöglichkeiten erarbeitet werden.


4. Feedbackgespräche

Feedbackgespräche sind Mitarbeitergespräche, in denen sowohl Lob und Anerkennung als auch Kritik ausgesprochen werden können. Sie sollen Mitarbeitende motivieren, positive Entwicklungen unterstützen und gegebenenfalls Fehlentwicklungen korrigieren.


5. Gehaltsgespräche

Gehaltsgespräche sind für viele Mitarbeitende ein schwieriger Termin. Möglicherweise fühlen sie sich als Bittsteller, befürchten, dass  Vorgesetzte ihre Gehaltswünsche nicht akzeptieren und in einer Ablehnung auch mangelnde Wertschätzung zum Ausdruck kommt. Vorgesetzte sollten solche Mitarbeitergespräche daher besonders fair und außerdem sensibel führen. Gehaltsgespräche können gut mit einem umfassenderen Feedbackgespräch oder mit einem Anerkennungsgespräch verbunden werden.


6. Halbjahresgespräche

Viele Unternehmen haben Jahresgespräche durch halbjährlich stattfindende Mitarbeitergespräche ergänzt. Sie bieten den Beteiligten die Möglichkeit, den Stand der individuellen Zielerreichung zu überprüfen und auf Probleme und natürlich mögliche Lösungswege zeitnah einzugehen. Halbjahresgespräche sind ein Feedbackgespräch, in dem natürlich auch Lob und Anerkennung eine Rolle spielen sollten.


7. Jahresgespräche

In der Praxis sind Jahresgespräche meist die umfassendsten Mitarbeitergespräche, in denen Bilanz gezogen wird und neue, längerfristige Zielvereinbarungen getroffen werden. Auch hier geht es um Feedback, das aus Anerkennung und Kritik bestehen kann.


8. Konfliktgespräche

Konfliktgespräche ermöglichen, mit Konflikten im Team konstruktiv umzugehen und Lösungsmöglichkeiten zu entwickeln. Sie müssen alle beteiligten Konfliktparteien einbeziehen. Wichtig ist, dass der Konflikt und seine Ursachen offen angesprochen werden. Hierfür ist unter anderem eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden nötig. Wenn es gelingt, Konflikte nachhaltig zu lösen, verbessern sich ausgehend von einem Konfliktgespräch sehr wahrscheinlich die Motivation, die Arbeitszufriedenheit und auch die Beziehungskultur im gesamten Team.


9. Weitere
Mitarbeitergespräche

Weitere Formen von Mitarbeitergesprächen sind beispielsweise Motivationsgespräche, Qualifikationsgespräche oder Gespräche, in denen besondere Problemlagen etwa die Rückkehr an den Arbeitsplatz nach einer längeren Auszeit, individuelle Arbeitszeitregelungen oder eine Kündigung besprochen werden sollen. Diese Mitarbeitergespräche sind an individuelle Anlässe gebunden. 

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Was ist für eine erfolgreiche Umsetzung bei Mitarbeitergesprächen zu beachten?

Mitarbeitergespräche sind eine Führungsaufgabe, die sich nicht delegieren lassen. Für ihr Gelingen sind eine professionelle Vorbereitung und eine ebensolche Gesprächsführung erforderlich. Schriftlich einladen werden Führungskräfte vor allem zu größeren Gesprächen beispielsweise zu Jahresgesprächen, aber auch zu einem Ermahnungsgespräch, das umfassend dokumentiert wird. Die Termine für die meisten anderen Mitarbeitergespräche werden mündlich vereinbart.
In der Regel finden Mitarbeitergespräche im Büro des Vorgesetzten statt. Gut ist, wenn der oder die Vorgesetzte sich dafür nicht hinter dem Schreibtisch verschanzt und dadurch unter anderem ein Machtgefälle deutlich macht. Ein Besprechungstisch unterstützt ein Gespräch auf Augenhöhe. Alternativ ist die Nutzung von neutralen Besprechungsräumen möglich. 


Wie lange sollte das Mitarbeitergespräch dauern?

Wichtig ist auch, das Gespräch zeitlich so zu planen, dass seine Dauer in einem akzeptablen Rahmen liegt: Die Führungskraft, aber auch der jeweilige Mitarbeitenden sollte sich etwa eine halbe Stunde auf das Gespräch vorbereiten. Zu dieser Vorbereitung zählen insbesondere die Strukturierung des Gesprächsverlaufs sowie die Definition der Gesprächsinhalte und -ziele. Für das Gespräch selbst empfiehlt sich ungefähr eine Stunde einzuplanen. Wenn es dann nach der Stunde noch etwas Wichtiges zu besprechen gibt, sollte das Gespräch nicht vertagt oder einfach abgebrochen werden, sondern lieber verlängert werden. Wichtig ist aber vor allem, dass keine Unterbrechungen von außen zu erwarten sind. Die Mitarbeitenden sollten rechtzeitig vor dem Gespräch wissen, welche Inhalte besprochen werden,  damit sie sich vorbereiten können. Natürlich müssen zum Gesprächstermin auch alle relevanten Unterlagen vorhanden sein.

Mitarbeitergespräche sollten grundsätzlich in einer sachlichen und wertschätzenden Form erfolgen. Auf keinen Fall ist ein Mitarbeitergespräch der Rahmen für einen Monolog des oder der Vorgesetzten. Auch die Mitarbeitenden sollten genügend Zeit erhalten, um ihre Vorstellungen zu äußern und ihren Vorgesetzten Feedback zu geben.


Welche Fehler und Risiken treten bei
Mitarbeitergesprächen häufig auf?

Fehler können natürlich auch in einem Mitarbeitergespräch passieren – und dem angestrebten Ergebnis des Termins unter Umständen erheblich schaden. Die folgenden Fehler treten in Mitarbeitergesprächen besonders häufig auf und ziehen jeweils spezifische Risiken nach sich:

  • Zu kurzfristig angesetzte Gesprächstermine führen oft zu einem schlecht vorbereiteten Gespräch, das ohne wirkliches Ergebnis endet.
  • Führungskräfte planen zu wenig Zeit für das Gespräch. Wenn dieser Zeitrahmen überschritten wird, geraten sie in Stress. Möglicherweise fühlen sich die Mitarbeitenden durch ihren Vorgesetzten nicht ernst genommen.
  • Wenn Vorgesetzte schlecht vorbereitet sind, wird das Mitarbeitergespräch wahrscheinlich nicht strukturiert verlaufen. Orientierung ist mit einem solchen Gespräch nur begrenzt verbunden.
  • Wenn das Gespräch durch Dritte oder durch Telefonate unterbrochen wird, leidet ebenfalls die Gesprächsstruktur. Außerdem entsteht der Eindruck, dass der oder die Vorgesetzte an diesem Mitarbeitergespräch nicht besonders interessiert ist.
  • Vorgesetzte spielen ihre hierarchische Stellung aus, hören ihren Mitarbeitenden nicht zu oder treffen Entscheidungen, ohne sie mit ihrem Gegenüber zu besprechen. Falls sie ihre Teammitglieder in den Mitarbeitergesprächen motivieren wollten, werden sie dieses Ziel mit Sicherheit verfehlen.
  • Mitarbeitergespräche ohne Ergebnis haben ihren Zweck verfehlt. 


Mitarbeitergespräche sind Unternehmenskultur

Mitarbeitergespräche sind Führungsinstrumente, die in unterschiedlichen Unternehmen und mit sehr verschiedenen Zielsetzungen zum Einsatz kommen. In der Art und Weise, wie sie gestaltet werden, kommt auch die jeweilige Unternehmenskultur zum Ausdruck. Unabhängig davon gibt es für erfolgreiche Mitarbeitergespräche jedoch allgemeine Dos and Don’ts. Wirkungsvoll sind die Gespräche erst dann, wenn diese Regeln auch beachtet werden.

Sandro Köpke
Key Account Manager B2B
Für Sandro steht eins fest: Er hat nie ausgelernt. Seitdem er bei Babbel ist, begeistert er sich vor allem für eine Frage: Wie können wir im Zeitalter des digitalen Wandels voneinander lernen? New Learning ist für ihn mehr als nur ein Konzept – es ist verinnerlichte Praxis.