Mit diesem Leitfaden führen Sie erfolgreiche Mitarbeitergespräche

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen die verschieden Arten und Ziele von Mitarbeitergesprächen und wie der allgemeine Ablauf aussieht. Zudem zeigen wir Ihnen anhand von Beispielen und Vorlagen, wie Sie sich optimal auf ein Mitarbeitergespräch vorbereiten.

Mitarbeitergespräche gehören zu den wichtigsten Führungsinstrumenten, die Vorgesetzten zur Verfügung stehen. Sie ermöglichen ein strukturiertes Feedback und die gemeinsame Vereinbarung von Zielen. Wenn sie gut verlaufen, motivieren sie Mitarbeitende und tragen zu ihrer Bindung an das Unternehmen bei. Allerdings betrachten viele Unternehmen Mitarbeitergespräche als Routine und verschenken damit produktive Chancen.

Die Mitarbeitergespräche werden in den meisten Unternehmen entweder auf das Jahresende oder den Jahresanfang gelegt. Viele Führungskräfte und Arbeitnehmer:innen betrachten sie als einen Pflichttermin, von dem nichts Besonderes zu erwarten ist. Der Vorgesetzte gibt Feedback zur Zielerreichung des vergangenen Jahres und stellt die Ziele für die kommenden zwölf Monate vor. Außerdem werden Boni ausgeschüttet oder eine Gehaltserhöhung ausgehandelt.

Diese Form der Mitarbeitergespräche ist inzwischen zu Recht in die Kritik geraten. Einige Unternehmen haben sich dafür entschieden, auf Jahresgespräche zu verzichten und stattdessen andere Feedback-Formen etabliert. Trotzdem bleiben Mitarbeitergespräche natürlich wichtig. Ihre Wirksamkeit als Führungsinstrument entfalten sie vor allem dann, wenn sie professionell vorbereitet und gestaltet werden. Erfahren Sie mehr dazu in diesem Leitfaden.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Mitarbeitergespräch? Definition, Ablauf & Ziele
  • Wie sieht der Ablauf eines Mitarbeitergesprächs aus?
  • Welche Ziele hat ein Mitarbeitergespräch? 8 Beispiele
• Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es? 9 Beispiele
  • 1. Das Anerkennungsgespräch
  • 2. Das Entwicklungsgespräch
  • 3. Ermahnungsgespräche
  • 4. Feedbackgespräche
  • 5. Gehaltsgespräche
  • 6. Halbjahresgespräche
  • 7. Jahresgespräche
  • 8. Konfliktgespräche
  • 9. Weitere Mitarbeitergespräche
• Warum sind Mitarbeitergespräche wichtig?
• 6 Tipps, wie Sie sich auf ein Mitarbeitergespräch optimal vorbereiten
  • Wie sollte die Einladung zu einem Mitarbeitergespräch aussehen? Inkl. Vorlage
  • Welche Fragen sollten Führungskräfte bei einem Mitarbeitergespräch stellen?
  • Wie lange sollte das Mitarbeitergespräch dauern?
  • Was sollte man bei dem Gesprächsprotokoll beachten?
  • Wer darf bei einem Mitarbeitergespräch dabei sein?
  • Welche Fehler und Risiken treten bei Mitarbeitergesprächen häufig auf?
• Fazit: Mitarbeitergespräche sind Teil der Unternehmenskultur

Was ist ein Mitarbeitergespräch? Definition, Ablauf & Ziele

Ein Mitarbeitergespräch, auch als Mitarbeiterbeurteilungsgespräch, Mitarbeiterfeedbackgespräch oder Mitarbeiterentwicklungsgespräch bezeichnet, ist ein strukturiertes Gespräch zwischen einem Mitarbeitenden und seinem Vorgesetzten oder anderen Vertreter:innen des Unternehmens.

Mitarbeitergespräche sind in der Regel periodisch und können je nach Unternehmenspolitik und -praxis jährlich, halbjährlich, vierteljährlich oder in anderen Intervallen stattfinden.

Wie sieht der Ablauf eines Mitarbeitergesprächs aus?

Ein typisches Mitarbeitergespräch umfasst die folgenden Schritte:

• Vorbereitung: Mitarbeitende und Führungskräfte bereiten sich auf das Gespräch vor, indem sie Dokumente wie Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen oder Feedback notieren.
• Gespräch selbst: Das Gespräch findet statt, wobei die vorbereiteten Themen besprochen werden. Es bietet Gelegenheit für Diskussionen, Fragen und Klärungen.
• Zielsetzung: Im Gespräch können Ziele, Vereinbarungen oder Entwicklungspläne festgelegt werden, die im Laufe des Jahres verfolgt werden sollen.
• Dokumentation: Oft werden die Ergebnisse in einem Gesprächsprotokoll schriftlich festgehalten, um eine klare Aufzeichnung über die besprochenen Themen, Vereinbarungen und Zielsetzungen zu haben.
• Nachbereitung: Nach dem Gespräch setzen Mitarbeitende und Führungskräfte Maßnahmen um, die während des Gesprächs vereinbart wurden, und verfolgen den Fortschritt.

Welche Ziele hat ein Mitarbeitergespräch? 8 Beispiele

Die Ziele eines Mitarbeitergesprächs können vielfältig sein und können je nach Unternehmen und Abteilung variieren. Zu den häufigen Zielen gehören diese Beispiele:

1. Leistungsbeurteilung: Bewertung der Arbeitsleistung des Mitarbeitenden seit dem letzten Gespräch. Dies kann die Beurteilung von Erfolgen, Zielerreichung und Entwicklungsbereichen umfassen.
2. Zielfestlegung: Vereinbarung von klaren und messbaren Zielen und Erwartungen für die kommende Periode oder Projektphase.
3. Feedback: Geben und Empfangen von konstruktivem Feedback über die Arbeitsleistung, Stärken und Verbesserungsbereiche des Mitarbeitenden.
4. Entwicklungsplanung: Identifizierung von Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, um die berufliche Entwicklung des Mitarbeitenden zu fördern.
5. Kommunikation: Austausch von Informationen über Unternehmensziele, Änderungen oder Initiativen.
6. Karriereentwicklung: Diskussion über langfristige Karriereziele und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens.
7. Motivation und Engagement: Identifikation von Faktoren, die die Motivation und das Engagement des Mitarbeitenden beeinflussen, und Erarbeitung von Lösungen, um diese zu steigern.
8. Klärung von Fragen und Anliegen: Mitarbeitende können Fragen oder Bedenken zu verschiedenen Themen wie Vergütung, Arbeitsbedingungen oder Beziehungen am Arbeitsplatz ansprechen.

Mitarbeitergespräche bieten eine Gelegenheit zur offenen Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Angestellten. Sie können die Mitarbeitermotivation steigern, die Arbeitsleistung verbessern, die Bindung der Arbeitnehmer:innen ans Unternehmen fördern und dazu beitragen, dass sowohl Teammitglieder als auch Führungskräfte ihre Ziele und Erwartungen besser verstehen.

Für ein effektives Mitarbeitergespräch ist eine gute Vorbereitung entscheidend. Sowohl der Mitarbeitende als auch der Vorgesetzte sollten sich auf das Gespräch vorbereiten, indem sie Informationen sammeln, Ziele setzen und eine offene, respektvolle Gesprächsatmosphäre schaffen. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten.

Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es? 9 Beispiele

Mitarbeitergespräch ist nicht gleich Mitarbeitergespräch. Welchen Charakter die Unterhaltung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden trägt, hängt von den Zielen des oder der Vorgesetzten ab, denn in der in der Regel treten sie als Initiatoren des Gespräches auf.

Mitarbeitergespräche lassen sich in verschiedene Formen unterteilen, die Einfluss darauf haben, wie das Gespräch geführt und strukturiert ist. Hierzu gehören:

1. Das Anerkennungsgespräch

Anerkennungsgespräche geben den Mitarbeitenden Orientierung. Sie drücken Wertschätzung gegenüber den Teammitgliedern aus. Gleichzeitig sollen sie motivations- und leistungsfördernd wirken.

Optimal ist, wenn Führungskräfte Anerkennungsgespräche möglichst häufig führen. Hierfür ist keine spezielle Terminvereinbarung nötig. Dank und Anerkennung können auch am Arbeitsplatz oder in einem Meeting ausgesprochen werden. 

Abgeschlossen werden kann es durch den Vorgesetzten mit der Hoffnung, dass der oder die Mitarbeitende die anerkannten Leistungen oder das anerkannte Verhalten zeigt.

2. Das Entwicklungsgespräch

Entwicklungsgespräche zielen explizit auf die Bindung von guten Mitarbeitenden an das Unternehmen ab. Sie dienen der Karriereplanung und der gezielten Förderung von Talenten.

Entwicklungsgespräche folgen in der Regel dem folgenden Schema: Zunächst erhält der oder die Mitarbeitende Gelegenheit, Wünsche zur professionellen Entwicklung vorzutragen. Danach geht der oder die Vorgesetzte auf die Stärken und Schwächen seines Gegenübers sowie vorhandene Entwicklungsmöglichkeiten ein. Aus diesen werden schließlich konkrete Ziele abgeleitet und Maßnahmen besprochen, um diese Ziele zu erreichen.

3. Ermahnungsgespräche

Das Ziel von Ermahnungsgesprächen besteht darin, Fehlentwicklungen der Leistung oder des Verhaltens von Mitarbeitenden anzusprechen und zu korrigieren. Oft soll hierdurch eine Kündigung vermieden werden.

Die Anlässe für Ermahnungsgespräche können sehr unterschiedlich sein. Beispielsweise geht es dabei um Fehlzeiten, mangelnde Arbeitsqualität, unkollegiales Verhalten oder auch persönliche Probleme. Ein solches Gespräch kann im Rahmen eines speziell vereinbarten Termins, aber auch – natürlich als Gespräch unter vier Augen – direkt am Arbeitsplatz erfolgen.

Führungskräfte sollten Fehler und Defizite gegenüber ihren Mitarbeitenden möglichst zeitnah zur Sprache bringen und sich dabei auf das Wesentliche konzentrieren. Kritik sollte selbstverständlich immer in konstruktiver Form erfolgen. Allerdings bringt ein Ermahnungsgespräch auch zum Ausdruck, dass arbeitsrechtliche Konsequenzen folgen, wenn negative Verhaltensweisen nicht geändert wird. Ein Ermahnungsgespräch trägt damit Weisungscharakter.

Wenn ein Problem keine arbeitsrechtliche Relevanz hat, werden Vorgesetzte in der Regel kein Ermahnungsgespräch, sondern ein Kritikgespräch mit ihren Mitarbeitenden führen, in dem problematische Punkte angesprochen und Lösungsmöglichkeiten erarbeitet werden.

4. Feedbackgespräche

Feedbackgespräche sind Mitarbeitergespräche, in denen sowohl Lob und Anerkennung als auch Kritik ausgesprochen werden können. Sie sollen Mitarbeitende motivieren, positive Entwicklungen unterstützen und gegebenenfalls Fehlentwicklungen korrigieren. Hierzu gehört beispielsweise das sogenannte 360-Grad-Feedback.

5. Gehaltsgespräche

Mitarbeitergespräche für eine Gehaltserhöhung sind für viele Mitarbeitende ein schwieriger Termin. Möglicherweise fühlen sie sich als Bittsteller, befürchten, dass Vorgesetzte ihre Gehaltswünsche nicht akzeptieren und in einer Ablehnung auch mangelnde Wertschätzung zum Ausdruck kommt.

Vorgesetzte sollten solche Mitarbeitergespräche daher besonders fair und außerdem sensibel führen. Gehaltsgespräche können gut mit einem umfassenderen Feedbackgespräch oder mit einem Anerkennungsgespräch verbunden werden.

6. Halbjahresgespräche

Viele Unternehmen haben Jahresgespräche durch halbjährlich stattfindende Mitarbeitergespräche ergänzt. Sie bieten den Beteiligten die Möglichkeit, den Stand der individuellen Zielerreichung zu überprüfen und auf Probleme – und natürlich mögliche Lösungswege – zeitnah einzugehen. Halbjahresgespräche sind ein Feedbackgespräch, in dem natürlich auch Lob und Anerkennung eine Rolle spielen sollten.

7. Jahresgespräche

In der Praxis sind Jahresgespräche meist die umfassendsten Mitarbeitergespräche, in denen Bilanz gezogen wird und neue, längerfristige Zielvereinbarungen getroffen werden. Auch hier geht es um Feedback, das aus Anerkennung und Kritik bestehen kann.

8. Konfliktgespräche

Konfliktgespräche ermöglichen, mit Konflikten im Team konstruktiv umzugehen und Lösungsmöglichkeiten zu entwickeln. Sie müssen alle beteiligten Konfliktparteien einbeziehen. Wichtig ist, dass der Konflikt und seine Ursachen offen angesprochen werden. Hierfür ist unter anderem eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden nötig.

Wenn es gelingt, Konflikte nachhaltig zu lösen, verbessern sich – ausgehend von einem Konfliktgespräch – sehr wahrscheinlich die Motivation, die Arbeitszufriedenheit und auch die Beziehungskultur im gesamten Team.

9. Weitere Mitarbeitergespräche

Weitere Formen von Mitarbeitergesprächen sind beispielsweise Motivationsgespräche, Qualifikationsgespräche oder Gespräche, in denen besondere Problemlagen – etwa die Rückkehr an den Arbeitsplatz nach einer längeren Auszeit, individuelle Arbeitszeitregelungen oder eine Kündigung – besprochen werden sollen. Diese Mitarbeitergespräche sind an individuelle Anlässe gebunden.

Warum sind Mitarbeitergespräche wichtig?

Mitarbeitergespräche geben Führungskräften und ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zum individuellen Austausch. Sie bieten Raum für Lob und die Diskussion von Potenzialen.

In einem guten Mitarbeitergespräch sind auch seitens der Mitarbeitenden Kritik am Unternehmen, an einzelnen Prozessen oder an der aktuellen Führungskultur erlaubt.

Sie wirken motivierend und fördern eine enge Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen. Ebenso ermöglichen sie, Defizite und Probleme anzusprechen.

6 Tipps, wie Sie sich auf ein Mitarbeitergespräch optimal vorbereiten

Mitarbeitergespräche sind eine Führungsaufgabe, die sich nicht delegieren lassen. Für ihr Gelingen sind eine professionelle Vorbereitung und eine ebensolche Gesprächsführung erforderlich. 

Wie sollte die Einladung zu einem Mitarbeitergespräch aussehen? Inkl. Vorlage

Die Einladung zu einem Mitarbeitergespräch sollte klar und professionell formuliert sein und alle relevanten Informationen enthalten. Hier ist eine Vorlage für eine Einladung zu einem Mitarbeitergespräch:

Bitte passen Sie die Vorlage entsprechend den Richtlinien und Bedürfnissen Ihres Unternehmens und den Zielen für dieses Gespräch an. Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen, wie Datum, Uhrzeit und Ort des Gesprächs, einfügen. Eine klare und höfliche Einladung trägt dazu bei, dass das Mitarbeitergespräch effektiv und respektvoll verläuft.

Welche Fragen sollten Führungskräfte bei einem Mitarbeitergespräch stellen?

Führungskräfte sollten bei einem Mitarbeitergespräch eine breite Palette von Fragen stellen, um verschiedene Aspekte der Leistung, Entwicklung und Zufriedenheit des Mitarbeitenden zu besprechen. Hier sind einige Beispiele für Fragen, die in einem Mitarbeitergespräch nützlich sein können:

Themen	Fragen
Ziele und Leistung	– Welche Ziele haben Sie in den letzten Monaten erreicht, und welche nicht? – Welche Herausforderungen sind bei der Erreichung Ihrer Ziele aufgetreten? – Auf welche Leistungen sind Sie besonders stolz?
Entwicklung und Karriere	– Wo sehen Sie sich beruflich in den nächsten 1-3 Jahren? – Welche Fähigkeiten oder Kompetenzen möchten Sie entwickeln? – Gibt es Schulungs- oder Weiterbildungsbedarf, den Sie identifiziert haben?
Arbeitszufriedenheit	– Wie fühlen Sie sich in Ihrer aktuellen Rolle? – Gibt es Dinge, die Sie an Ihrem Arbeitsumfeld oder an der Unternehmenskultur ändern würden?
Feedback	– Wie empfinden Sie die Zusammenarbeit im Team? – Welche Art von Feedback oder Unterstützung benötigen Sie von mir als Team Lead?
Arbeitsbeziehungen	– Gibt es Konflikte oder Spannungen am Arbeitsplatz, die Sie ansprechen möchten? – Haben Sie Feedback zu Ihrer Beziehung zu Kolleg:innen oder Teammitgliedern?
Selbstbewertung	– Wie würden Sie Ihre eigenen Stärken und Entwicklungsbereiche beschreiben? – Welche Verbesserungen haben Sie seit unserem letzten Gespräch vorgenommen?
Zusammenarbeit und Kommunikation	– Wie würden Sie die Qualität unserer Kommunikation und Zusammenarbeit bewerten? – Haben Sie Vorschläge zur Verbesserung der Teamarbeit?
Ziele für die Zukunft	– Welche Ziele oder Aufgaben möchten Sie im kommenden Jahr erreichen? – Welche Schritte werden Sie unternehmen, um diese Ziele zu erreichen?
Arbeitsbelastung und Work-Life-Balance	– Gibt es Momente, in denen Sie sich überlastet fühlen? – Wie können wir sicherstellen, dass Sie eine angemessene Work-Life-Balance haben?
Führung und Unterstützung	– Welche Art von Unterstützung erwarten Sie von mir als Führungskraft? – Wie kann ich Sie besser bei Ihrer beruflichen Entwicklung unterstützen?

Diese Fragen sind nur Beispiele, und die spezifischen Fragen können je nach Unternehmen, Branche und individuellen Zielen variieren. Es ist wichtig, dass Führungskräfte während des Mitarbeitergesprächs aktives Zuhören praktizieren und auf die Antworten des Mitarbeitenden eingehen, um eine effektive Kommunikation und die Entwicklung eines Aktionsplans zu ermöglichen.

Wie lange sollte das Mitarbeitergespräch dauern?

Wichtig ist auch, das Gespräch zeitlich so zu planen, dass seine Dauer in einem akzeptablen Rahmen liegt: Die Führungskraft, aber auch der jeweilige Mitarbeitende sollte sich etwa eine halbe Stunde auf das Gespräch vorbereiten. Zu dieser Vorbereitung zählen insbesondere die Strukturierung des Gesprächsverlaufs sowie die Definition der Gesprächsinhalte und -ziele.

Für das Gespräch selbst empfiehlt sich ungefähr eine Stunde einzuplanen. Wenn es dann nach der Stunde noch etwas Wichtiges zu besprechen gibt, sollte das Gespräch nicht vertagt oder einfach abgebrochen werden, sondern lieber verlängert werden.

Wichtig ist aber vor allem, dass keine Unterbrechungen von außen zu erwarten sind. Die Mitarbeitenden sollten rechtzeitig vor dem Gespräch wissen, welche Inhalte besprochen werden, damit sie sich vorbereiten können. Natürlich müssen zum Gesprächstermin auch alle relevanten Unterlagen vorhanden sein.

Mitarbeitergespräche sollten grundsätzlich in einer sachlichen und wertschätzenden Form erfolgen. Auf keinen Fall ist ein Mitarbeitergespräch der Rahmen für einen Monolog des oder der Vorgesetzten. Auch die Mitarbeitenden sollten genügend Zeit erhalten, um ihre Vorstellungen zu äußern und ihren Vorgesetzten Feedback zu geben.

Was sollte man bei dem Gesprächsprotokoll beachten?

Das Gesprächsprotokoll eines Mitarbeitergesprächs ist ein wichtiges Dokument, das dazu dient, die besprochenen Themen, Vereinbarungen und Zielsetzungen festzuhalten. Ein gut geführtes Protokoll kann dazu beitragen, Klarheit und Transparenz zu schaffen und sicherzustellen, dass sowohl der Mitarbeitende als auch die Führungskraft die Gesprächsergebnisse verstehen.

Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie bei der Erstellung eines Gesprächsprotokolls für ein Mitarbeitergespräch beachten sollten:

1. Beginnen Sie das Protokoll mit den grundlegenden Informationen wie dem Datum des Gesprächs, den Teilnehmern (Name des Mitarbeiters und des Vorgesetzten) und dem Ort des Gesprächs.
2. Fassen Sie die wichtigsten Themen zusammen, die im Gespräch behandelt wurden. Dies können Leistungsbewertungen, Zielsetzungen, Entwicklungspläne, Feedback und andere relevante Themen sein.
3. Protokollieren Sie die wichtigsten Punkte, die während der Diskussion angesprochen wurden. Verwenden Sie klare und präzise Formulierungen, um Missverständnisse zu vermeiden.
4. Wenn im Gespräch Vereinbarungen getroffen wurden, wie beispielsweise Entwicklungsziele oder Maßnahmenpläne, notieren Sie diese im Protokoll. Stellen Sie sicher, dass die Ziele SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden) sind.
5. Klären Sie, wer für welche Aufgaben oder Schritte verantwortlich ist, die im Gespräch vereinbart wurden, und setzen Sie klare Fristen für ihre Umsetzung.
6. Wenn während des Gesprächs offene Fragen oder unbeantwortete Anliegen aufgetreten sind, notieren Sie diese im Protokoll und geben Sie an, dass diese geklärt werden müssen.
7. Halten Sie auch das Feedback und die Bemerkungen des Mitarbeitenden im Protokoll fest. Dies kann hilfreich sein, um die Sichtweisen und Perspektiven beider Seiten zu dokumentieren.

Verwenden Sie eine klare und verständliche Sprache im Protokoll, um sicherzustellen, dass die Informationen für alle Beteiligten leicht zugänglich sind. Nach Abschluss des Gesprächs sollte das Protokoll von allen Parteien unterschrieben werden, um zu bestätigen, dass sie mit den festgehaltenen Informationen einverstanden sind. Beachten Sie die Vertraulichkeit des Protokolls und sorgen Sie dafür, dass es an einem sicheren Ort aufbewahrt wird.

Ein sorgfältig geführtes Gesprächsprotokoll ist nicht nur ein wichtiges Dokument für die Aufzeichnung von Mitarbeitergesprächen, sondern dient auch als Grundlage für die Verfolgung von Vereinbarungen und Zielsetzungen. Es hilft dabei, zukünftige Gespräche zu planen und sicherzustellen, sodass kontinuierlicher Fortschritt und Feedback stattfinden kann.

Wer darf bei einem Mitarbeitergespräch dabei sein?

Bei einem Mitarbeitergespräch können verschiedene Personen anwesend sein, abhängig von der Art und dem Zweck des Gesprächs sowie den Unternehmensrichtlinien. Hier sind einige mögliche Teilnehmer:innen, die bei einem Mitarbeitergespräch anwesend sein können:

1. Mitarbeitende: Der Mitarbeitende selbst ist natürlich anwesend und spielt eine zentrale Rolle im Gespräch, da es um seine Leistung, Entwicklung und Anliegen geht.
2. Führungskraft oder Supervisor: In den meisten Fällen ist der direkte Team Lead oder Supervisor des Mitarbeitenden bei einem Mitarbeitergespräch anwesend. Dieser leitet das Gespräch, führt die Beurteilung durch und bietet Feedback und Anleitung.
3. Personalabteilung oder HR-Management: In einigen Unternehmen oder bei speziellen Mitarbeitergesprächen, wie zum Beispiel solchen, die mit der Vergütung oder der Lösung von Konflikten zusammenhängen, kann ein Mitglied der Personalabteilung oder des Human Resources (HR) Teams anwesend sein.
4. Betriebsrat oder Gewerkschaftsvertretung: Wenn es im Unternehmen eine Mitarbeitervertretung oder eine Gewerkschaft gibt und das Gespräch schwerwiegende Auswirkungen auf die Arbeitsbedingungen oder Rechte des Mitarbeitenden hat, kann eine Vertretung dieser Organisation anwesend sein.
5. Coach oder Mentor: Bei Entwicklungs- oder Coaching-Gesprächen kann ein Coach oder Mentor des Mitarbeitenden teilnehmen, um bei der Karriereentwicklung oder bei der Bewältigung spezifischer Herausforderungen zu unterstützen.
6. Kolleg:innen oder Teammitglieder: In manchen Fällen können auch Kolleg:innen oder Teammitglieder anwesend sein, um Feedback über die Zusammenarbeit mit dem Mitarbeitenden zu geben oder um Gruppenthemen zu besprechen.
7. Spezialisierte Personen: Je nach Bedarf und Themen des Gesprächs können auch Fachleute wie Personalpsycholog:innen, Sicherheitsexpert:innen oder andere Spezialist:innen hinzugezogen werden.

Die Anwesenheit bestimmter Teilnehmer:innen kann in bestimmten Situationen verlangt oder empfohlen sein. Zum Beispiel kann eine Vertretung vom HR-Management bei einer Disziplinaranhörung oder bei Gesprächen über Vergütung und Leistungsbeurteilung relevant sein. Bei regulären Leistungsbeurteilungsgesprächen ist es üblicherweise der Team Lead, der das Gespräch führt, während der Mitarbeitende und gegebenenfalls die HR-Vertretung anwesend sind.

Die spezifischen Teilnehmer:innen und Richtlinien für Mitarbeitergespräche variieren von Unternehmen zu Unternehmen und können in Unternehmensrichtlinien oder Tarifverträgen festgelegt sein. Es ist wichtig, sich an die Unternehmenspraxis zu halten und gegebenenfalls Ressourcen oder Unterstützung hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass das Gespräch effektiv und angemessen verläuft.

Welche Fehler und Risiken treten bei Mitarbeitergesprächen häufig auf?

Fehler können natürlich auch in einem Mitarbeitergespräch passieren – und dem angestrebten Ergebnis des Termins unter Umständen erheblich schaden. Die folgenden Fehler treten in Mitarbeitergesprächen besonders häufig auf und ziehen jeweils spezifische Risiken nach sich:

• Zu kurzfristig angesetzte Gesprächstermine führen oft zu einem schlecht vorbereiteten Gespräch, das ohne wirkliches Ergebnis endet.
• In der Regel finden Mitarbeitergespräche im Büro des Vorgesetzten statt, aber der oder die Vorgesetzte sollte sich dafür nicht hinter dem Schreibtisch verschanzen und dadurch unter anderem ein Machtgefälle deutlich macht. Ein Besprechungstisch unterstützt ein Gespräch auf Augenhöhe. Alternativ ist die Nutzung von neutralen Besprechungsräumen möglich. 
• Wenn Führungskräfte zu wenig Zeit für das Gespräch einplanen und der vereinbarte Zeitrahmen überschritten wird, geraten sie in Stress. Möglicherweise fühlen sich dann die Mitarbeitenden durch ihren Vorgesetzten nicht ernst genommen.
• Wenn Vorgesetzte schlecht vorbereitet sind, wird das Mitarbeitergespräch wahrscheinlich nicht strukturiert verlaufen. Orientierung ist mit einem solchen Gespräch nur begrenzt verbunden.
• Wenn das Gespräch durch Dritte oder durch Telefonate unterbrochen wird, leidet ebenfalls die Gesprächsstruktur. Außerdem entsteht der Eindruck, dass der oder die Vorgesetzte an diesem Mitarbeitergespräch nicht besonders interessiert ist.
• Wenn Vorgesetzte ihre hierarchische Stellung ausspielen, ihren Mitarbeitenden nicht zuhören oder Entscheidungen treffen, ohne sie mit ihrem Gegenüber zu besprechen. Falls sie ihre Teammitglieder in den Mitarbeitergesprächen motivieren wollten, werden sie dieses Ziel mit Sicherheit verfehlen.
• Mitarbeitergespräche ohne Ergebnis haben ihren Zweck verfehlt.

Fazit: Mitarbeitergespräche sind Teil der Unternehmenskultur

Mitarbeitergespräche sind Führungsinstrumente, die in unterschiedlichen Unternehmen und mit sehr verschiedenen Zielsetzungen zum Einsatz kommen. In der Art und Weise, wie sie gestaltet werden, kommt auch die jeweilige Unternehmenskultur zum Ausdruck. Unabhängig davon gibt es für erfolgreiche Mitarbeitergespräche jedoch allgemeine Dos and Don’ts. Wirkungsvoll sind die Gespräche erst dann, wenn diese Regeln auch beachtet werden.